MENU 　 ケース２　B社、総務の部長さま 「ようやく部内にパソコンが行き渡りました。ぜひグループウェアを導入して、効率よく業務をしてもらいたいのですが、うちには詳しい人がいないし…」 少ない人数で会社全体を管理しなければならない総務ほど業務の範囲が幅広い部署はありません。そのために個々にかかる業務量も膨大で残業もたびたびです。 こうした状況を解決させるために「グループウェア」が良さそうだと聞いてはいても、実際に設置・運用できる自信もありません。 専門知識がいらない「TC Office 」は申し込むだけですぐに使える簡単なグループウェアです。 TC Officeはブラウザーを使って利用します。インターネットを使っていてサイト閲覧をしたことがあれば、パソコンの操作に不慣れな方でも簡単に扱えるように設計されています。 TC Officeはインターネット上にあるTC Office専用SSLサーバー（※）内に設置しますので、お客様はコンピューターとブラウザー、あるいはiモードをご用意いただくだけて、その他の手間や人件費をかけず使えます。 ▼社内伝達に苦慮しています 細かい文書の変更や、規定に関する重要な事務通達など、一度行ったぐらいで社内に浸透できれば余計な手間もかからないというものですね。 そんなときはTC Officeを利用してください。 文書はパソコンで作成し、TC Office の「キャビネット」に必要なフォルダを作成して保存しておきます。そうすれば、誰でも好きな時間に必要な情報を引き出すことができるようになります。 全員見ることを義務つけた「掲示板」に変更事項と保存場所を掲示して知らせます。部署ごとに掲示板を設定しておけば、書き込んだ情報が乱雑になることもありません。 確認や連絡がしやすくなることで、単純な作業ほどよりスムーズで効率が良くなるでしょう。 ▼業務担当への連絡ミスが多発し、お客様に迷惑をかけてしまう こうした日常的な問題は、各人のスケジュールの把握が難しいこと、そして連絡や伝言を付箋紙やホワイトボードに記入することで、「きっと見ただろう」と消されたり無くしてしまう等の事故を誘発します。 TC Office の 「予定表」に個々のスケジュールを記入するようにします。部署（グループ）ごとに管理されますので見やすく、他のメンバーのスケジュールも簡単に把握することができます。 「予定表」は作成した予定の公開／非公開を自由に選択でき、また公開したい相手も選べます。 「伝言所在」を利用して在席、外出などの所在を確認できるようにしましょう。ひと目で確認でき効率的です。 個人宛ての連絡や伝言もここで簡単に登録することで、紛失などの恐れもなくなります。この伝言は指定したメールアドレスへ転送できますので携帯のメールアドレスを指定しておくなどすれば、外出時の連絡にも重宝します。 ▼施設をもっと有効に使ってもらいたい せっかく便利に利用してもらおうと用意した設備も、一部の知っている人だけが使うのではその効果が充分ではありません。また使おうと思ったときに使えるよう、予約の管理も必要です。 「設備予約」は登録した設備の使用時間や使用目的を一目で確認でき、予約の重複を避けることができます。 こうして雑用は簡略化でき、スケジュール調整の無駄もなくなり、業務をシェイプアップする。 TC Officeは専門知識も、専用の設備もいらない手軽で便利なグループウェアです。 MENU 　 TOP▲

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